Définition: Quoi
Le terme ERP est l’acronyme anglais de « Enterprise Resource Planning», il a été traduit en français par PGI pour (Progiciel de Gestion Intégré). Il s’agit d’un ensemble d’applications reliées à une base de données unique afin de vous aider à optimiser la gestion de l’entièreté des processus opérationnels de votre entreprise. Autrement dit, un ERP vous permet de gérer et d’intégrer plusieurs fonctions de gestion à l’instar de la gestion des stocks, la gestion de la paie et de la comptabilité, GRH, la gestion des commandes, la gestion des achats, la gestion des projets,…..
L’utilisation de plusieurs modules reliés à une seule base de données offre en fait un meilleur service à la clientèle, un meilleur contrôle du système par vos administrateurs et une meilleure utilisation pour les utilisateurs du système. Ceci peut permettre de contribuer à la croissance future de l’entreprise.
Pourquoi avoir un ERP? Une question qui doit être répondue
La majorité des entreprises à caractère économique, commercial, industriel, …. disposent généralement d’un ensemble de logiciels pour la gestion des stocks, achats, ventes, GRH, … Néanmoins, ces applications sont le plus souvent indépendantes les unes des autres ce qui rend le contrôle du système plus difficile. L’intervention d’un système ERP dans ce cas offre une couverture de tous les besoins de l’entreprise en plus efficace, plus sécurisée, plus rapide et plus simplifiée. Ces avantages peut être résumés par les points suivant :
- Une meilleure productivité
- L’intégrité des données- All in one.
- Mises à jour en temps réel
- Amélioration de la communication
- Optimisation du processus de gestion
Les systèmes ERP sont devenus aujourd’hui indispensables pour les grandes entreprises qui souhaitent gérer efficacement leur activité ainsi que pour les jeunes entreprises qui souhaitent développer leur projet.
Comment fonctionne un ERP ?
L’idée de base d’un ERP est d’utiliser une base de données unique ou de centraliser la base de données de l’entreprise. Cette base de données est utilisée et modifiée par plusieurs applications (Modules). Ces modules sont interconnectés, c’est-à-dire, la modification d’une données dans cette base de données à partir de l’un ou l’autre des modules impacte tous les autres modules.
La question qui se pose maintenant est de savoir où peut-on installer ou hébergé un ERP ? Ce concept diffère d'une entreprise à l'autre, vous avez ainsi la possibilité d’héberger votre ERP sur le Cloud ou l’installer sur votre réseau.
En effet, aujourd’hui la plupart des ERP sont déployés dans le cloud du fait que ce dernier est omniprésent.
Le choix du cloud est justifié la plupart du temps par plusieurs avantages à l’instar de l’accessibilité, le coût, la sécurité, l’extensibilité du système.
En résumé, à l’aide d’un ERP (hébérgé en un seul endroit), vous pouvez accéder à toutes vos données partout en temps réel. En plus, vous pouvez utiliser n’importe quel appareil, laptop, un téléphone intelligent ou votre iPad.
Les fonctionnalités d'un ERP
Comme nous l’avons évoqué précédemment, un ERP est une solution unique qui comporte plusieurs modules et fonctionnalités qui vous permettre d’optimiser les différents processus sur votre entreprise. Les fonctions les plus important qui peuvent être couvert avec un ERP incluent entre autres :
- La gestion des finances : comptabilité, trésorerie, budget, ... etc.
- La gestion commerciale: CRM, gestion d’achat, gestion de ventes, ... etc.)
- La gestion des ressources humaines: la paie, RH, recrutement, congé , mission, formation, ... etc.
- La gestion des approvisionnements: gestion des stocks, entrepôt, transport, … etc.
- La gestion de production: Fabrication, gestion de ressources, planification de la production, … etc
- La gestion de projet
Dans une solution ERP, plusieurs autres fonctionnalités et modules peuvent être également ajoutés en fonction des besoins de chaque entreprises. Ces modules dépendent aussi du fournisseur de la solution, plusieurs processus sur votre entreprise peuvent être automatiser à la demande par un module sur mesure.
Avantages de l’ ERP
ERP est une solution très important pour l’automatisation des processus de l’entreprise mais ce n’est pas de la magie ! Autrement dit, ne vous attendez pas à obtenir des résultats idéals dès le premier jour ou le premier mois.Avec un système aussi complexe dans votre entreprise, l’ERP pourra prendre un peu de temps pour parvenir à une implantation réussie. Toutefois, dès la stabilité du système vous serai surpris des résultats obtenus. Les avantage les plus importants d’un ERP sont présentés ci-après :
- Amelioration de la productivité
- Réduction du temps d’utilisation de votre système : traitement en temps réel, pas de circulation manuelle de documents entre les département
- Un gain très important en termes de coûts opérationnels, de gestion et d’exploitation
- Adoption plus importante par les utilisateurs
- Amélioration de la communications et de la coordinations intra et inter services (département )
- Une maîtrise plus importante de toutes les fonctions de l’entreprise dû à l’utilisation d’un seule logiciel et une seule base de données.
- Amélioration de la collaboration entre les utilisateurs.
- Une gestion des ressources matérielles et des processus opérationnels plus fluide
La réticence de certaines entreprises d’utiliser l’ERP
Les avantages et les caractéristiques importantes d’un ERP n'ont pas convaincu certains établissements d'utiliser ce système notamment en Algérie. Ceci est dû à plusieurs raisons et craintes :
Complexité des systèmes ERP: L’automatisation de la majorité des processus de l’entreprise nécessite l’usage de plusieurs modules relié à une base de données unique. Cette contrainte signifie l’intervention de plusieurs utilisateurs où les taches sont partagé en fonction du rôle de chaque utilisateur. Dés la familiarisation avec le système, ce problème peut être pallié et profité des avantages et des caractéristiques de ce dernier.
Choix difficiles entre les ERP existants: Comment fait-on pour trouver le bon ERP? C’est une question fréquemment posée par la plupart des entreprises de toutes tailles. La réponse à cette question dépend à ce dont vous avez besoin ! Une définition précise de vos processus et de vos besoins peut être obtenue en apprenant davantage sur les capacités de votre système ERP.
Coût exorbitant à automatiser tout le système: L’achat progressif et séparé des modules de solution logicielle en fonction des besoins de votre entreprise peut permettre de réduire le coût total alloué à l’automatisation de vos processus. En plus, cette méthode permet à vos équipe de se familiariser progressivement au système ERP.
Perte des données utilisées dans les systèmes (logiciels) existantes: L’intégration et l’utilisation des données des systèmes dont vous disposez dans l’ERP est possible. Ceci signifie ce problème peut être ignoré de votre agenda.
Quels sont les principaux ERP ?
Les systèmes ERP peuvent être classés en fonction de plusieurs critères. À titre d’exemple, on peut regrouper les systèmes ERP en deux catégories selon le type d’hébergement utilisé dans chaque cas :
Cloud public : c’est la méthode la plus utilisées par les entreprises. Cette méthode présente des avantages multiples pour les entreprises concernées à l’instar de la mise en place accélérée, les mises à jour automatique et la sécurité élevé.
Cloud privé : dans ce cas l’hébergement de l’ERP est effectué sur des serveurs dédiés pour chaque entreprise généralement internes à cette entreprise. Ce type est de moins en moins utilisé parce que la mise en place, la mise à jour et la sécurité sont à la charge de l’entreprise.
Les systèmes ERP peuvent également regroupés en fonction de leur natures comme suit :
ERP généralistes : ce type et non personnalisables et répond généralement aux différents besoins des entreprises. Plusieurs activités sont couverts dans ce cas.
ERP spécialisés : dans ce cas l’ERP est adapté à chaque secteur d’activité comme par exemple : la logistique, la santé,...
ERP open source : comme son l’indique, ce type de logiciel ne nécessite pas l’acquisition d’une licences. Les fonctionnalités proposées par ce type de logiciels sont moins chers et imposent généralement des bonnes connaissances en informatiques.
ERP en mode SaaS : Software as a service : il s’agit ici de commercialisé un ERP sous forme de service. L’idée de base de ce type de ERP est d’utiliser un serveur à distance afin de permettre aux utilisateurs de connecter à partir de n’importe quel ordinateur, smartphones, tablettes, ...
Pour exemples nous pouvons citer des logiciels ERP tels que : SAP, Sage, Oracle, Odoo, Microsoft Dynamics,...
Le logiciel ERP le plus utillisé en algérie est Odoo.
CRM ou ERP ?
CRM (Customer Relation Management), il a été traduit en français par Gestion de la relation client. CRM et ERP sont définis la plupart du temps comme des logiciels de gestion d’entreprises. Néanmoins, ces deux notions reposent sur des approches différentes.
Les solutions CRM visent généralement à améliorer les ventes à l’aide de plusieurs techniques comme l’automatisation des processus de ventes et la création/ l’utilisation des bases de données personnalisées à partir des informations collectées des clients. Ainsi, l’objectif principal d’une solution CRM est d’augmenter les ventes en utilisant deux notions primordiales : le client et la relation commerciales et après vente.
Comme nous l’avons évoqué précédemment, l’ERP vise essentiellement l’amélioration de la circulation et de l’échange de l’information entre les département et les services au sein de l’entreprise.
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